Kiat Memilih Software Perpustakaan

Teacher Librarian

Kata ‘perpustakaan’ dan library berasal dari kata ‘pustaka’ dan libre yang merujuk ke satu medium penentu peradaban manusia, yakni buku. Empat bangsa besar -Yunani, Romawi, Cina, dan Arab - sudah sejak lama memiliki tradisi menghimpun pengetahuan dalam bentuk buku.

Perpustakaan dituntut dapat melayani transaksi peminjaman buku dengan lebih cepat dan efisien, sehingga perpustakaan berupaya menggantikan sistem kerja manual menjadi terautomasi dengan menggunakan teknologi informasi dan komputer.

Teknologi informasi dan komunikasi (ICT – Information and Communication Technology) yang digunakan untuk menggantikan sistem manual yang ada di perpustakaan disebut dengan istilah Library Automation (UNESCO:2006).

Fungsi-fungsi dasar yang dapat diautomasi adalah katalogisasi, pengadaan, dan sirkulasi. Software perpustakaan ada yang diinstal di satu komputer saja (stand alone), tidak terhubung ke komputer lain, dan ada pula yang terhubung ke komputer lain melalui sebuah jaringan komputer.

Modul-Modul Standar dan Pilihan Software Perpustakaan

1. Modul Pengatalogan
Digunakan untuk membuat, menyimpan, dan mencari data bibliografi. Data yang diinput oleh pustakawan dalam modul ini selanjutnya menghasilkan katalog tercetak maupun elektronik.

2. OPAC (Online Public Access Catalog)
Katalog elektronik yang dihasilkan dari modul pengatalogan selanjutnya dapat diakses oleh pemakai perpustakaan melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pemakai dapat mencari bahan pustaka (buku maupun non buku) melalui modul ini namun tak dapat mengedit data bibiliografi bahan pustaka tersebut. Di dalam OPAC yang sudah terhubung dengan modul sirkulasi, biasanya pemakai dapat mengecek status buku tersebut apakah sedang dipinjam atau tersedia di rak.

3. Modul Sirkulasi
Modul ini menangani proses peminjaman bahan pustaka dan keanggotaan. Proses yang ditangani oleh modul ini mencakup : perpanjangan peminjaman bahan pustaka, manajemen denda, menginput data anggota perpustakaan, menonaktifkankeanggotaan, pencatatan buku yang hilang, pencatatan pinjam antar perpustakaan, stock opname (inventory) bahan pustaka, pembuatan laporan statistik peminjaman, laporan denda dan lain-lain.

Modul-modul yang bersifat pilihan (optional) di dalam sebuah software perpustakaan :

1. Modul Pengadaan (Acquisition)
Modul ini mengelola pembelian dan penerimaan bahan pustaka, pengembalian atau pembatalan pemesanan buku, melakukan proses komplain (claim) terhadap supplier buku yang lalai mengirim buku pada waktunya, dan lain-lain. Modul ini biasanya mampu mengeluarkan laporan statistik pembelian buku.

2. Modul Serial Control
Modul ini mengelola pembelian terbitan berseri seperti majalah, jurnal, koran. Modul ini melakukan pemesanan terbitan berseri, pembatalan pemesanan, perpanjangan masa berlangganan, mengeluarkan surat komplain (claim) terhadap supplier yang terlambat mengirimkan majalah / koran, serta mengeluarkan laporan statistik pembelian terbitan berseri.

3. Modul Inter Library Loan
Modul ini menangani kegiatan peminjaman antar perpustakaan, seperti memonitor anggota perpustakaan yang meminjam koleksi dari perpustakaan lain, membuat surat komplain jika ada buku yang dipinjam dan terlambat dikembalikan oleh perpustakaan lain, mengeluarkan laporan statistik mengenai kegiatan peminjaman antar perpustakaan,
dan lain-lain. Modul ini sangat jarang igunakan oleh perpustakaan, kecuali untuk perpustakaan yang memiliki tingkat peminjaman antar perpustakaan yang sangat tinggi.

4. Web OPAC
Web OPAC adalah OPAC yang dapat diakses melalui browser WEB seperti
Internet Explorer, Opera, dll. Web OPAC yang telah di-publish di internet
dapat diakses oleh pemakai dari seluruh dunia.

Cara Mendapatkan S oftware Perpustakaan
Software perpustakaan umumya didapatkan melalui 3 (tiga) cara :
1. In House, yaitu dibuat di dalam nstitusi atau organisasi induk perpustakaan, dikerjakan oleh karyawan dari Departemen Komputer / IT di institusi tersebut.

2. Membeli software perpustakaan dari Vendor. Software yang ditawarkan vendor terdiri atas dua jenis:
a. Software perpustakaan siap pakai, dikenal dengan istilah Turnkey system.
b. Paket software perpustakaan yang bersifat modular, ditawarkan dan dijual per-modul.

3. Menggunakan software perpustakaan
Open Source yang dapat di download secara gratis dari Internet. Contoh Software perpustakaan open source adalah: Koha, OpenBiblio, ph0 MyLibrary, GNUTeca, Phyteas (OSDL).

Tiap sistem tersebut memiliki Kelebihan dan kekurangan. Pilih dengan cermat dan paling sesuai dengan kondisi sekolah Anda.TG

Ari Suryandari, SS, SKom
Mantan Kepala Perpustakaan Program Study Magister Managemen
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

*) Tulisan ini diterbitkan pada Teachers Guide Edisi No. 8 Vol III/2009.
Dapatkan hard copy di toko-toko Gramedia dan Gunung Agung sekitar Anda.
Atau hubungi bagian berlangganan Hp/SMS ke 0856 8040 385.